Перші кроки в Odoo / ERP
ERP-система (Enterprise Resource Planning) об’єднує ключові процеси бізнесу в єдиній платформі, допомагаючи автоматизувати роботу і підвищити ефективність. Odoo – це сучасна ERP-система, яка стрімко набрала популярність і сьогодні є одним із найбільш широко використовуваних рішень для управління бізнесом у світі. Odoo позиціонується як “найпростіше у світі все-в-одному програмне забезпечення для управління” і включає сотні модулів: CRM, e-Commerce, Бухгалтерія, Склад, POS, Проекти, Виробництво тощо. У цій статті-гайді ми розглянемо перші кроки роботи з Odoo та надамо чекліст для впровадження – це буде корисно як підприємцям, що планують самостійно впровадити Odoo, так і тим, хто хоче зрозуміти базові принципи ERP та налаштування системи.
Що таке Odoo і чому ERP важлива для бізнесу
Odoo – це модульна ERP-платформа з відкритим кодом, яка охоплює всі основні потреби компанії. Замість розрізнених програм для різних відділів, ERP об’єднує управління продажами, клієнтами, складом, бухгалтерією та іншими функціями в одній системі. Наприклад, в Odoo дані з модуля Продажів автоматично відображаються в Складі та Бухгалтерії – це усуває подвійне введення даних і зменшує кількість помилок. Переваги ERP для підприємця: єдина база даних забезпечує цілісне бачення бізнесу, автоматизація процесів економить час на рутинних операціях, а оперативна аналітикадопомагає приймати обґрунтовані рішення на основі актуальних даних. Odoo вирізняється гнучкістю та масштабованістю – ви можете почати з кількох базових модулів і поступово підключати нові по мірі зростання бізнесу. Завдяки відкритому коду та активній спільноті, Odoo також легко адаптується під специфічні потреби та локальні вимоги.
Планування впровадження Odoo: підготовка до старту
Оцініть потреби бізнесу
Перш ніж розпочати впровадження ERP, визначте основні цілі та проблеми, які ви хочете вирішити за допомогою Odoo. Проаналізуйте поточні бізнес-процеси: де виникають вузькі місця, які завдання викликають найбільше витрат часу чи ресурсів, які системи ви вже використовуєте. Чітко сформулюйте очікування – наприклад, “навести лад у базі клієнтів і відстежувати продажі”, “автоматизувати виписку рахунків та оплат”, “контролювати залишки товарів на складі” тощо. Визначивши пріоритети, вам буде легше підібрати відповідні модулі Odoo та спланувати послідовність впровадження.
Сформуйте базовий план впровадження
Рекомендується скласти короткий план проекту: хто відповідатиме за впровадження (ви особисто, внутрішній ІТ-фахівець чи сторонній партнер), які етапи необхідно пройти (встановлення системи, початкові налаштування, перенесення даних, навчання персоналу), а також приблизні терміни. Навіть якщо ви впроваджуєте Odoo самостійно, корисно призначити “власника проекту” – людину, відповідальну за координацію всіх цих кроків. Продумайте, які дані потрібно буде перенести в Odoo з попередніх систем (контакти клієнтів, номенклатура товарів, залишки тощо) і підготуйте їх заздалегідь.
Вибір модулів для старту
На основі визначених потреб вирішіть, з яких модулів почати впровадження. Для більшості підприємств стартовим набором будуть модулі CRM, Продажі, Склад, Бухгалтерія, про які детально йдеться нижче. Якщо у вас інтернет-магазин – додайте Website/eCommerce; виробництво – модуль MRP (Управління виробництвом); сфера послуг – Проекти чи Розклад (Timesheets). Odoo дозволяє вільно додавати модулі, тому на початковому етапі краще запустити тільки найнеобхідніше, а інші підключити після успішного старту. Чіткий фокус допоможе швидше отримати результат і уникнути перенавантаження команди новими інструментами.
Хмарне чи локальне впровадження Odoo
Odoo можна розгорнути двома основними способами: у хмарі (Software-as-a-Service на серверах Odoo або партнерів) або локально (на власному сервері в офісі чи орендованому хостингу). Розглянемо особливості обох підходів:
Odoo в хмарі (SaaS)
Хмарний варіант Odoo (наприклад, платформа Odoo Online) дозволяє почати роботу максимально швидко. Ви просто реєструєтеся на офіційному сайті і отримуєте готову до використання хмарну базу Odoo.
Переваги: не потрібно налаштовувати сервер або встановлювати ПЗ – всі технічні аспекти (інфраструктура, оновлення, резервне копіювання) Odoo бере на себе. Ви завжди матимете актуальну версію системи, оскільки оновлення встановлюються автоматично, і можете розраховувати на високий рівень доступності сервісу (SLA ~99.9% uptime). Також у хмарному Odoo включена технічна підтримка та виправлення помилок з боку розробника.
Можливі обмеження: у версії SaaS ви обмежені стандартними "сертифікованими" модулями від Odoo - встановлення сторонніх додатків або власних модифікацій коду не дозволяється (це робиться для забезпечення стабільності хмарного сервісу). Якщо ваші потреби відповідають стандартній функціональності, хмарна версія буде найпростішим і найнадійнішим вибором.
Локальне розгортання Odoo (На місці)
Локальне розгортання передбачає встановлення Odoo на вашому власному сервері або хостингу на ваш вибір. Це може бути версія Odoo Community (безкоштовна та з відкритим кодом) або Odoo Enterprise з комерційною ліцензією – обидві можуть бути розгорнуті незалежно..
Переваги: повний контроль над системою та даними. Ви не залежите від обмежень хмарного сервісу і можете встановлювати будь-які модулі або розробляти власні доповнення для специфічних вимог. Локальна установка особливо доречна, якщо вам потрібна глибока кастомізація, інтеграція з сторонніми системами на рівні бази даних, або якщо ваша компанія має політику зберігання даних лише в своїй інфраструктурі.
Виклики: Ви відповідаєте за підтримку системи. Вам потрібні навички адміністрування серверів (Linux, PostgreSQL тощо) та розуміння архітектури Odoo. Розробник Odoo попереджає, що цей варіант рекомендується лише для компаній з достатнім технічним досвідом, оскільки Odoo SA не надає жодних гарантій щодо продуктивності або безпеки вашого сервера при локальному розгортанні. Вам потрібно налаштувати резервні копії, оновлювати версії та самостійно контролювати безпеку. Якщо ваших власних ресурсів недостатньо, ви можете залучити партнера Odoo для допомоги в установці та обслуговуванні локальної системи. Таким чином, локальна реалізація забезпечує більшу гнучкість, але вимагатиме більше зусиль в адмініструванні ІТ.
(Примітка: Існує також проміжний варіант хмари, Odoo.sh - це платформа PaaS від Odoo, яка поєднує переваги хмари (автоматизація процесів DevOps) з можливістю встановлення власних модулів. Для вашого першого знайомства з Odoo ви можете почати з неї, якщо плануєте власну розробку, але найчастіше новачкам просто потрібно вибрати між повним SaaS або локальним рішенням.
Початкове налаштування Odoo: крок за кроком
Перейдемо до практичних кроків. Нижче наведені основні етапи розгортання та базової конфігурації Odoo для нової компанії:
- Встановлення та запуск системи. If you chose the cloud option, register an account on odoo.com і створіть нову базу даних через веб-інтерфейс (Odoo запропонує зробити це автоматично під час реєстрації). Для локальної установки – завантажте пакет установки Odoo з офіційного веб-сайту або розгорніть контейнер Docker, встановіть залежності (Python, PostgreSQL тощо) і запустіть сервер Odoo. Після запуску перейдіть за адресою вашого сервера у вашому браузері (зазвичай http://localhost:8069 для локального запуску) і ви побачите майстра для створення нової бази даних.
- Створення нової бази даних. При першому запуску Odoo запитає вас вказати назву бази даних, логін/пароль адміністратора та вибрати країну (для локальних налаштувань). Введіть необхідні дані - система створить порожню базу даних для вашої компанії. У майбутньому використовуйте вказані облікові дані адміністратора для доступу.
- Вибір та встановлення модулів. Після входу в вашу нову систему ви потрапите в бекенд Odoo. На цьому етапі він майже порожній, оскільки жодні модулі додатків ще не були встановлені. Перейдіть до меню Додатки, щоб побачити всі доступні модулі. Встановіть основні модулі, які вам потрібні для початку – зазвичай CRM, Продажі, Інвентаризація, Бухгалтерія. Просто натисніть "Встановити" поруч із потрібним додатком, і Odoo автоматично завантажить і активує його у вашій базі даних. (Для хмарної версії установка миттєва; для локальної версії може знадобитися підключення до Інтернету для завантаження модулів або їх додавання на сервер спочатку).
- Початкові налаштування компанії. Після встановлення ключових модулів варто заповнити інформацію про вашу компанію. Перейдіть до Налаштувань - там у розділі Компанія ви можете завантажити логотип, ввести юридичну назву, адресу, контактні дані, валюту та часовий пояс. Ці дані будуть вставлені в друковані документи (комерційні пропозиції, рахунки, акти) і вплинуть на локалізацію (наприклад, вибір плану рахунків за країною для бухгалтерського обліку). На тому ж етапі ви можете встановити основні параметри системи: мову інтерфейсу (Odoo підтримує десятки різних мов), формат дати та чисел, базову бухгалтерську валюту, одиниці виміру тощо.
- Створення користувачів та прав доступу. За замовчуванням ви працюєте під обліковим записом адміністратора, але для реальної роботи додайте інших користувачів – менеджера з продажу, бухгалтера, комірника тощо. У модулі Налаштування → Користувачі створіть користувачів і призначте їм відповідні ролі доступу (групи). Наприклад, продавець має достатньо доступу до CRM та Продажів, тоді як бухгалтер має лише доступ до Бухгалтерії та розширених фінансових прав. Odoo має попередньо визначені групи доступу для кожного модуля; просто вкажіть необхідну роль, і система автоматично обмежить видимість даних для цього профілю.
- Базова конфігурація модулів. Рекомендується переглянути та мінімально налаштувати кожен встановлений додаток Odoo. Наприклад, у CRM слід визначити етапи угод у продажному воронці (Лід, Кваліфікований, Виграно/Програно тощо), налаштувати джерела лідів і вимкнути непотрібні поля, якщо це необхідно. У модулі Продажів – перевірте шаблон комерційної пропозиції, стандартні податкові ставки, умови оплати; у Складі – створіть склади/локації, налаштуйте типи операцій (отримання товарів, відвантаження, переміщення); у модулі Бухгалтерії – встановіть план рахунків (Odoo запропонує типовий для вашої країни під час створення бази даних), заповніть податки та аналітичні статті. На цьому етапі слід пройти через кожен модуль у меню Налаштування відповідного додатку та переглянути доступні опції. Для початківців корисно використовувати офіційні навчальні матеріали: на сайті Odoo та в Odoo eLearning є безкоштовні відеокурси з основних модулів (CRM, Продажі, Інвентаризація, Бухгалтерія тощо), які демонструють, як їх налаштувати та використовувати на практиці.
Огляд основних модулів Odoo
На початку вашої реалізації рекомендується зосередитися на кількох основних модулях, які охоплюють ключові бізнес-функції. Нижче наведено короткий огляд цих модулів і того, як вони допоможуть вашому бізнесу:
CRM (Управління взаємовідносинами з клієнтами)
Модуль CRM допомагає вам управляти відносинами з клієнтами та можливостями продажу. Тут ви підтримуєте базу даних потенційних клієнтів та угод, контролюєте статус кожної можливості (переміщуючи її через етапи воронки продажів) і плануєте наступні дії з клієнтом (дзвінки, зустрічі). Ви можете налаштувати автоматичні нагадування для подальшого зв'язку, визначити етапи продажу (наприклад, Новий потенційний клієнт → На переговорах → Угода закрита) і відстежувати воронку через зручну дошку Канбан. Аналітичні звіти CRM дозволять вам оцінити ефективність відділу: конверсія потенційних клієнтів, прогноз продажів на місяць тощо. Таким чином, модуль CRM є відправною точкою для роботи з клієнтами і часто є місцем, де починається впровадження Odoo.
Продажі (Sales)
Модуль Продажів безпосередньо пов'язаний з CRM і охоплює процес від комерційної пропозиції до замовлення та рахунку-фактури. Коли лід отримує статус "успішний", Продажі можуть швидко створити комерційну пропозицію на основі запиту клієнта. Odoo дозволяє надсилати пропозицію клієнту електронною поштою безпосередньо з системи і навіть дозволяє підписати її онлайн. Після підтвердження пропозиції вона автоматично перетворюється на замовлення на продаж, а коли товари відправляються, генерується рахунок-фактура на доставку. Модуль Продажів підтримує каталог товарів і послуг, а також налаштовує правила ціноутворення, знижки та податки. Ви також можете виставляти рахунки клієнтам тут (або це робить модуль Бухгалтерії - залежно від конфігурації). Отже, Продажі спрощують управління повним циклом продажів: від першого запиту до платежу, забезпечуючи прозорість і контроль на кожному етапі.
Склад (Inventory)
Модуль складу відповідає за управління товарами, запасами та логістикою. Він інтегрується з продажами та закупівлями, щоб надавати актуальну інформацію про кількість товарів на складах. У Odoo облік складу реалізується відповідно до принципів подвійного запису: кожен рух товарів (отримання від постачальника, внутрішній рух, відвантаження клієнту) документується, а залишки розраховуються автоматично. У модулі складу ви можете створити один або кілька складів, розділити їх на локації (зони, полиці) та визначити маршрути доставки (наприклад, продукт X, при замовленні, автоматично викликає закупівлю у постачальника). При обробці замовлення з модуля продажів система створить упаковку для відвантаження, а комірник побачить завдання на відвантаження. Після підтвердження відвантаження залишок товарів на складі зменшиться. Аналогічно, модуль дозволяє проводити інвентаризації, відстежувати партії та серійні номери, а також генерувати звіти про обіг. Для підприємця модуль складу забезпечує контроль запасів: ви завжди знаєте, скільки товару є в наявності, які позиції потребують поповнення, і можете оптимізувати запаси, щоб гроші не заморожувалися в надлишках..
Облік (Accounting)
Модуль бухгалтерії інтегрує ваші фінанси в ERP-систему. Він дозволяє автоматично генерувати рахунки на основі замовлень на продаж, реєструвати платежі клієнтів та вести облік витрат і покупок. Коли ви виписуєте рахунок через модуль продажів або через модуль виставлення рахунків, Odoo відображає цю транзакцію в бухгалтерській системі, публікуючи відповідні журнальні записи.
Локалізації доступні для багатьох країн — стандартний план рахунків, податкові ставки та звіти (баланс, звіт про прибутки та збитки, декларації з ПДВ тощо) відповідно до національних стандартів.
По-перше, переконайтеся, що ваша компанія правильно налаштована (юридична назва, податковий ідентифікатор, валюта, мова звітності). Потім налаштуйте банківські рахунки, касові апарати та початкові залишки (якщо ви мігруєте до Odoo посеред фінансового року).
Модуль бухгалтерії підтримує багатовалютність, управління дебіторською та кредиторською заборгованістю, обробку заробітної плати (через окремий модуль Зарплата), основні засоби та багато інших функцій.
Для власників бізнесу цінність інтегрованого обліку полягає в наявності актуальних фінансових даних, які пов'язані з операціями: немає розривів між продажами, запасами та грошима. У будь-який момент ви можете згенерувати звіт про прибутки та збитки, переглянути грошові потоки або побачити список прострочених платежів від клієнтів — все це на основі щоденних операцій без необхідності в ручній консолідації даних..
(Звичайно, Odoo також включає інші модулі — Закупівлі, Виробництво, Маркетинг, HR тощо — які можна підключити на пізніших етапах впровадження, якщо це необхідно. На початковому етапі важливо освоїти основні модулі, згадані вище, оскільки вони формують основну бухгалтерську систему для більшості компаній).
Чек-лист впровадження Odoo
На завершення, ось короткий список основних кроків, щоб ви нічого не пропустили під час запуску Odoo:
✅ Визначте цілі впровадження. Чітко сформулюйте, які бізнес-проблеми має вирішити ERP (проблеми, які ви плануєте виправити, та KPI, які ви плануєте покращити).
✅ Зберіть вимоги та виберіть модулі. Перерахуйте свої ключові бізнес-процеси та вирішіть, які модулі Odoo потрібні на початку (CRM, Продажі, Інвентаризація, Бухгалтерія тощо).
✅ Виберіть формат розгортання. Розгляньте, чи підходить вам хмарна версія (швидкий старт, мінімальні технічні витрати) або ваш власний сервер (більше контролю та можливостей налаштування). За потреби проконсультуйтеся з офіційними партнерами Odoo.
✅ Розгорніть систему та створіть базу даних. Зареєструйтесь на Odoo Online або встановіть Odoo на свій сервер, створіть базу даних компанії та збережіть облікові дані адміністратора.
✅ Встановіть базові модулі. Використовуйте меню Додатки для встановлення вибраних модулів (наприклад, CRM, Продажі, Інвентаризація, Бухгалтерія). Переконайтеся, що необхідні функції активовані.
✅ Налаштуйте основні параметри. Заповніть дані компанії (інформація, логотип), встановіть локальні параметри (мова, валюта, податки), додайте користувачів та призначте права доступу.
✅ Підготуйте свої дані. Структуруйте та імпортуйте необхідні записи заздалегідь: списки продуктів/послуг, контакти клієнтів і постачальників. Це можна зробити вручну або за допомогою вбудованих інструментів імпорту CSV.
✅ Тестуйте бізнес-процеси в системі. Запустіть тестові приклади ключових робочих процесів: створення та конверсія лідів, продаж і генерація рахунків, доставка продуктів зі складу, реєстрація платежів клієнтів. Переконайтеся, що все працює як очікується, і що користувачі розуміють, як працювати в новій системі.
✅ Навчіть свою команду. Проведіть навчальні сесії для співробітників, які будуть використовувати Odoo. Демонструйте основні робочі процеси, надавайте короткі посібники або посилання на офіційні відеоуроки Odoo. Заохочуйте запитання та обговорення, щоб кожен почувався впевнено з новим інструментом.
✅ Почніть працювати та відстежуйте результати. Запустіть систему в режимі реального часу — з реальними даними та операціями. У перші тижні контролюйте ключові показники: чи зменшилася ручна праця, чи обробляються продажі швидше, чи точні рівні запасів тощо. Збирайте відгуки користувачів і вносьте корективи — можливо, документ або звіт потребують доопрацювання, або потрібна додаткова автоматизація. Регулярно переглядайте свої початкові цілі впровадження — чи досягаються вони?
Висновок та наступні кроки
Впровадження ERP-системи, такої як Odoo, є важливим кроком для бізнесу, що вимагає ретельного планування — але результати виправдовують зусилля. Як тільки початкова конфігурація буде завершена, а основні модулі запущені, ви отримаєте прозорі процеси та єдине джерело правди для ваших бізнес-даних.
Odoo - це гнучка та масштабована платформа, яка розвивається разом із вашою компанією: ви завжди можете додавати нові модулі або функції за потреби (наприклад, інтегрувати інтернет-магазин, CRM-маркетинг або систему підтримки клієнтів).
Не забудьте скористатися офіційною документацією Odoo та відеоуроками — вони безкоштовні і допоможуть вам краще зрозуміти можливості системи.
Якщо завдання перевищує ваші внутрішні ресурси, зверніться до сертифікованих партнерів Odoo — вони можуть надати консультації або впоратися зі складними етапами впровадження.
Сподіваємося, що цей посібник і контрольний список допоможуть вам успішно зробити перші кроки з Odoo та отримати максимальну вигоду з цієї ERP-системи для розвитку вашого бізнесу!